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28. Dezember 2018Anmeldeformulare und Teilnahmebedingungen
28. Dezember 2018Messeorganisation (Checkliste)
Checkliste | ||
Nr. | Aufgabe | Erledigt |
1 | Maßnahmen vor der Messe | |
Informationen über die Messe besorgen: Unterlagen und Vertragsbedingungen genau studieren, interne und externe Erfahrungen anfordern und auswerten, Informationsbeschaffung durch persönliche Gespräche mit der Messeorganisation | ||
Schriftliche, telefonische oder persönliche Terminvereinbarungen treffen | ||
Einladungen und evtl. Gutscheine verschicken | ||
Bei den Einladungen eine besondere Attraktion oder Show etc. ankündigen | ||
Auf Neuheiten und Außergewöhnliches aufmerksam machen | ||
1,1 | Standfläche reservieren / Standortkriterien | |
Einen Standort im ersten Drittel der Laufrichtung in den Messehallen reservieren, da die Aufnahmefähigkeit der Messebesucher gegen Ende im allgemeinen stark abnimmt Dabei kann man sich an den Ein- und Ausgängen orientieren, der Haupteingang dient als Ausgangspunkt |
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1.1.1 | Nachbarstände überprüfen: Darauf achten, dass man den Stand nicht neben oder gegenüber direkten Konkurrenten platziert. Sich nicht zwischen zwei oder neben einem sehr großen und auffallen- den Stand positionieren. |
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Wenn möglich, den Stand auf der rechten Seite der Laufrichtung platzieren. Denn 80 % der Menschen beachten die rechte Seite mehr als die linke. | ||
1.1.2 | Welche Standform soll gemietet werden: Reihenstand: ist nach einer Seite offen Eckstand: ist nach zwei Seiten offen Kopfstand: ist nach drei Seiten offen Blockstand/Inselstand: ist nach vier Seiten offen Pavillon: ein sehr großer Blockstand/Inselstand |
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Als Alternative zum Messestand Präsenz zeigen durch: Informationstheken, Verteilung von Informationsblätter durch Promotionteams etc., Auslage von Prospekten, Aufhängen von Plakaten | ||
1.1.3 | Standgröße festlegen: abhängig von den Standaktivitäten, den auszustellenden Produkten, dem Budget sowie den Kommunikationszielen |
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Abklärung und Reservierung der notwendigen Infrastruktur wie Stromanschlüsse, Wasser/Abwasser, Telefonanschlüsse, etc. | ||
Überprüfung des Vertrags: Was ist im Vertrag inklusive? Parkplätze, Installationen, Boden/Wände, Standreinigung, Bewachung, Aussteller- und Besucherausweise, Eintrag ins Messeverzeichnis etc. |
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Reservierungen 6 Monate vor Messebeginn vornehmen! | ||
1,2 | Auswahl der auszustellenden Produkte / Dienstleistungen | |
Eine detaillierte Auswahl der auszustellenden Produkte / Dienstleistungen treffen | ||
Prioritäten bei der Produktauswahl setzen | ||
Hervorheben eines Produktes oder einer Produktreihe und weitere mitlaufen lassen | ||
1,3 | Formulierung der Standaktivitäten | |
Präsentationen, z. B. Audiovisuelle Vorführungen | ||
Animationen | ||
Degustationen | ||
Wettbewerbe | ||
Besucherbetreuung | ||
Standbewirtung | ||
etc. | ||
1,4 | Wichtige notwendige Einrichtungsgegenstände | |
Welche Einrichtungsgegenstände werden für die Produktpräsentationen benötigt? | ||
Einrichtungsgegenstände für die Standaktivitäten | ||
1,5 | Organisation der Transporte und der Verpackung | |
Welche Transportmittel? (Bahn, LKW, See- oder Luftverkehr) | ||
Speditionsangebote einholen | ||
Aufträge für Hin- und Rücktransport vergeben | ||
Versandtermine für Aufbaumaterial / für Exponate festlegen | ||
Transporte für den Stand: Einrichtungsgegenstände, Präsentationsmaterial, Werbematerial, Personal | ||
Die Verpackung von Einrichtungsgegenständen muss organisiert werden | ||
Klärung der Frage der Verzollung | ||
Rollmaterial als Transportmittel innerhalb der Messe organisieren | ||
1,6 | Versicherungen und Genehmigungen | |
Bauabnahme Stand (TÜV) | ||
Anträge stellen: Mehr-/ Wochenend-/ Nachtarbeit Personal | ||
Festlegung der Gegenstände / Personen, die versichert werden sollen | ||
Formulierung der zu versichernden Risiken: Einbruch, Feuer, Glasbruchversicherung, Haftpflichtversicherung, Kraftfahrzeugversicherung, Leitungswasserversicherung, Sturmschadenversicherung, Warentransportversicherung, Versicherung der Mitarbeiter, des Reisegepäcks und des Standpersonals | ||
1,7 | Personalplanung und Personalschulung | |
Personelle Besetzung: ProjektleiterIn, StandchefIn | ||
Aufgabenverteilung | ||
Festsetzung der Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen für die Organisation der Messeaktivitäten | ||
Verteilung der Aufgaben innerhalb des Messeprojekts | ||
Bestimmung des Standpersonals | ||
Bestimmung von Hilfspersonal, Künstlern etc. | ||
Bekleidungs- und Verhaltensrichtlinien festlegen | ||
Verpflegungs- und Übernachtungsmöglichkeiten abklären und reservieren | ||
Einsatzpläne erstellen | ||
Konzept für die Schulung des Personals vor der Messe erstellen | ||
1,8 | Zusammenstellen des Werbematerials | |
Überlegen, welche Art von Werbematerial eingesetzt werden soll | ||
Beschaffung und Produktion des Werbematerials | ||
Überprüfen, ob das Standpersonal über eine hinreichende Anzahl von Visitenkarten verfügt, andernfalls Nachdrucke anfordern | ||
Bestellformulare organisieren |